Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§.

Laatimispäivämäärä 20.9.2015. Päivitetty 12.10.2022.

1. Rekisterinpitäjä

Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (AYY)
PL 69
02151 Espoo
puh. +358 50 520 9400

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Antti Ilmavirta, toiminnanjohtaja
etu.suku@ayy.fi
02151 Espoo
puh. +358 50 520 9415

3. Rekisterin nimi

lomake.ayy.fi –hakemukset AYY:n vapaaehtoistehtäviin

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hakemusten rekisteröinti.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavat tiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Koulutusohjelma
• Opintojen aloitusvuosi
• Haettava tehtävä
• Perusteet ja hakemus

6. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään hakuprosessin ajan.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen täyttäessään lomakkeen.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiedot luovutetaan rekrytoitavan tehtävän mukaan rekrytointia hoitaville AYY:n toimijoille. Julkisessa haussa tiedot julkaistaan poislukien sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. AYY ei luovuta tietoja muille kolmansille osapuolille.

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti.

Rekisterin käyttö on ohjeistettu.

Pääsy rekisteritietoja sisältävään tietokantaan on rajoitettu sekä verkkotekniikan että henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla.

Rekisterin käyttöoikeus on hakuprosessiin osallistuvilla ylioppilaskunnan toimijoilla.

Rekisterin ylläpito-oikeudet on rajoitetulla joukolla ylioppilaskunnan palkattuja toimihenkilöitä, joiden toimenkuvaan järjestelmän ylläpito kuuluu.

10. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta kerran vuodessa. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä korjaa tiedot henkilötietolain 29 §:n mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain 30 §:n mukaiseen kieltoon henkilötietojensa käyttämisestä.