Tilavarauspyyntö

AYY vuokraa sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja päiväksi kerrallaan. Tietoa AYY:n tiloista, tilojen hinnoista sekä ohjeita tilojen varaamiseen löytyy AYY:n nettisivuilta.

Tilojen varaustilanteeseen voit tutustua TILA-järjestelmässä. Tarkistathan ennen lomakkeen täyttämistä, että tila on vapaana haluamanasi päivänä. TILAssa voit myös tehdä varauksen suoraan varausjärjestelmään, mikäli sinulla on omat Aalto-tunnukset. Huomioithan, että tilojen varaustilanne saattaa muuttua hyvinkin nopeasti, sillä Aalto-tunnuksilla tehtävät varaukset päivittyvät automaattisesti TILA-järjestelmään.

Vuokraehdot

Tilan vastuuhenkilö

Varauksella tulee olla vastuuhenkilö, jonka tulee olla tilassa paikalla ja tavoitettavissa puhelimitse koko varauksen keston ajan. Vastuuhenkilön tehtävänä on:

  • Hyväksyä tilan vuokrasopimus ja vastaanottaa avain / tilan sähköinen kulkukoodi.
  • Täyttää tilan tarkastuslista heti tilaan saavuttaessa osoitteessa https://lomake.ayy.fi/tilat/tarkastuslistat/
  • Vastata siitä, että tilaa käytetään lakien, AYY:n yleisten vuokratilojen käyttösääntöjen ja hyvien tapojen mukaisesti.
  • Huolehtia siitä, ettei tilaan tule asiaankuulumattomia henkilöitä.
  • Huolehtia, että tilan maksimiosallistujamäärärajoitteita sekä turvaohjeistuksia noudatetaan.
  • Ilmoittaa terveen järjen mukaan tarvittaessa heti havaituista häiriöistä tai puutteista AYY:lle, poliisille tai palokunnalle.
  • Ilmoittaa AYY:lle, mikäli tilassa menee jokin rikki tai tilasta katoaa jotakin tilan käytön aikana, sekä olla vastuussa mahdollisista korvauksista ja korvaavan asian hankinnasta aiheutuvista kustannuksista.
  • Varmistaa, että tilan käyttöaikoja noudatetaan, ja tilasta poistutaan käyttöajan päättyessä.
  • Varmistaa, että tilasta poistuttaessa tilan ovet lukitaan asianmukaisesti.
  • Palauttaa avain AYY:n Otaniemen palvelupisteelle seuraavana arkipäivänä klo 12 mennessä. Kadonneesta avaimesta veloitetaan uuden avaimen hinta sekä mahdolliset lukkojenvaihtokustannukset.
  • Raportoida mahdollisista häiriöistä tai puutteista joko varauksen aikana tai heti varauksen päätyttyä (viimeistään varausta seuraavan vuorokauden aikana). Vastuuvapauden myöntäminen edellyttää raportin antamista.
  • Toimittaa pyydettäessä kuvallinen todiste tilan puutteista tai häiriöistä.

Muut käyttöohjeet

AYY:n vuokratilojen käyttösääntöjä ja hallituksen asettamia ikärajoja on tämän vuokrasopimuksen sisältämien ohjeiden lisäksi aina noudatettava. Käyttösääntöjen rikkominen johtaa sääntöjen yhteydessä kerrottuihin sanktiomaksuihin. Tämän lisäksi:

  • Tilassa juhliminen käyttöaikaa pidempään ilman yökäyttölupaa on ehdottomasti kielletty. AYY:n kiinteistöjen järjestyssääntöjä sekä niissä määriteltyjä hiljaisuusaikoja tulee noudattaa.
  • Tupakointi sisätiloissa on ehdottomasti kielletty.
  • AYY:n edustajan antamia ohjeita on aina ehdottomasti noudatettava. Tilaaja maksaa aiheettomat huoltopäivystystilaukset.
  • Tilavaraus tulee perua viimeistään 3 vrk (72h) ennen varauksen alkamista. Tämän jälkeen tapahtuvista peruutuksista AYY:llä on oikeus veloittaa varaushinnaston mukainen veloitus. Tilavaraus tulee perua joko puhelimitse tai sähköpostitse.

Sanktiot

  • Täyttämättömän tarkastuslistan sanktio on 30 euroa.
  • Mikäli tämän vuokrasopimuksen ja sen yhteydessä olevia AYY:n vuokratilojen käyttösääntöjä on rikottu, joutuu vuokraaja suorittamaan korvauksen.
  • Vahingoittuneen tai kadonneen irtaimiston osalta peritään hankintahinnan ja asennuksen mukainen korvaus. Törkeissä käyttösääntöjen rikkomistapauksissa seurauksena voi olla AYY:n kertavuokrattavien tilojen täydellinen tai osittainen käyttökielto sekä rikosilmoitus.
  • Korvaussumman suuruudesta päättää AYY:n palvelutoimisto sääntöjen yhteydessä ilmoitettujen sanktiomäärien mukaisesti. Lisätietoja sanktioista AYY:n nettisivuilla.

Vuokraamasi tila on AYY:n jäsenten yhteistä omaisuutta. Kohtele siis tilaa ja sen esineistöä huolellisesti ja arvokkuudella.

Vuokrasopimus syntyy, kun varaaja on hyväksynyt nämä käyttöehdot yllä olevalla lomakkeella ja vastaanottanut tilan avaimen tai kulkukoodin.

AYY pidättää oikeuden kaikkiin muutoksiin. AYY:llä on oikeus peruuttaa tai muuttaa jo vahvistettu tilavaraus merkittävien rajoitusten ja muutosten vuoksi, sekä muiden sellaisten olosuhteiden johdosta, joihin AYY ei voi vaikuttaa. Näistä muutoksista tai peruutuksista aiheutuvia vahinkoja tai taloudellisia menetyksiä ei korvata. AYY voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli tilaisuus aiheuttaa merkittävää häiriötä tai vaarantaa turvallisuuden.