Tietosuojaseloste – Otax ylläpitäjät
Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§.
1. Rekisterinpitäjä
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (AYY)
PL 69
02151 Espoo
puh. +358 50 520 9400
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta
IT-asiantuntija Jukka Karvonen
PL 69
02151 Espoo
puh. +358 50 520 9431
3. Rekisterin nimi
Otax ylläpitäjärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pitää listaa ylioppilaskunnan Otax webhotellipalvelun vastaavista ylläpitäjistä ja mahdollistaa tarvittaessa yhteydenotto näihin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavat tiedot:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
6. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään kaksi kalenterivuotta siitä alkaen kun uusi vastuuylläpitäjä on ilmoitettu ylioppilaskunnalle.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen täyttäessään lomakkeen.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti.
Rekisterin käyttö on ohjeistettu.
Pääsy rekisteritietoja sisältävään tietokantaan on rajoitettu sekä verkkotekniikan että henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla.
Rekisterin käyttöoikeus on rajatulla joukolla ylioppilaskunnan toimihenkilöillä.
Rekisterin ylläpito-oikeudet on rajoitetulla joukolla ylioppilaskunnan palkattuja toimihenkilöitä, joiden toimenkuvaan järjestelmän ylläpito kuuluu.
10. Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta kerran vuodessa. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä korjaa tiedot henkilötietolain 29 §:n mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain 30 §:n mukaiseen kieltoon henkilötietojensa käyttämisestä.